Initiative du Bureau de gestion des projets nordiques : Réponse de la direction à l'évaluation (2015-2016) et plan d'action

1. Mettre en œuvre des relations et des ententes plus formelles.
   Plusieurs intervenants estimaient qu’il faut donner un caractère plus formel aux partenariats et aux collaborations afin de faciliter des examens réglementaires efficaces et opportuns. Les ententes formelles proposées par les intervenants comprenaient une structure de gouvernance plus formelle exposée dans un cadre de partenariats et l’utilisation normalisée des accords de partenariats nordiques avec des partenaires de projets.

entamer un dialogue avec ses homologues territoriaux afin d’établir une approche privilégiée pour mettre en œuvre des protocoles d’entente avec les gouvernements du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest.

de concert avec ses partenaires fédéraux en matière de réglementation, achever l’examen des gabarits pour les accords de projets nordiques.

2. Faciliter l’établissement de partenariats externes.
   Selon quelques intervenants, il faut établir des rapports plus étroits entre les collectivités autochtones et des partenaires territoriaux. À leur avis, le BGPN est bien placé pour faciliter ces rapports en présentant un représentant des partenaires territoriaux aux collectivités. Cela aiderait à créer un mécanisme de responsabilisation officiel entre la collectivité et le territoire.

3. Activités d’approche précoce et intensive auprès de l’industrie.
   Le BGPN devrait se livrer à des activités d’approche dans le cadre d’événements de l’industrie, si possible, et améliorer sa relation avec la Chambre des mines. La plupart des intervenants estimaient que le BGPN pourrait jouer un rôle important auprès de l’industrie à une étape plus précoce, dans certains cas dès l’étape de l’exploration, tandis que d’autres estimaient que le BGPN pourrait jouer un rôle utile lorsque des promoteurs cherchent des solutions à des problèmes liés à l’infrastructure. Un autre rôle important du BGPN pourrait passer par des activités d’approche plus délibérées et intensives auprès de nouveaux membres de l’industrie ou de membres plus petits. Il serait essentiel de cibler ces groupes pour faire connaître les services du BGPN afin d’attirer de nouveaux investisseurs.

proposer la tenue de réunions régulières avec les chambres des mines du Nord et les bureaux du registraire minier pour se tenir au courant des nouveaux promoteurs d’activités d’exploration et diffuser de l’information sur les services du BGPN;

examiner ses stratégies de communication et sa présence Web et les modifier au besoin, tout en veillant à leur harmonisation avec les orientations gouvernementales, en mettant l’accent sur l’amélioration de l’information sur les responsabilités, les services et les activités du BGPN.

4. Approche précoce et intensive auprès de groupes autochtones.
   Le BGPN devrait mettre en œuvre des activités d’approche auprès des organisations et des collectivités autochtones, si possible, et établir des protocoles d’entente ou des accords de partenariat. En établissant des rapports avec des collectivités autochtones, le BGPN peut aussi faciliter l’élaboration des ententes sur les répercussions et les avantages (ERA) et l’établissement de rapports avec l’industrie si une collectivité décide de participer à l’Initiative d’état de préparation des collectivités (IEPC).

5. Collaboration accrue avec CanNor.
   Il a été souligné que le BGPN pourrait harmoniser davantage ses activités avec celles de CanNor à l’appui de programmes, en particulier en ce qui concerne les évaluations de l’état de préparation des collectivités (EEPC) exécutées dans le cadre de l’Initiative d’état de préparation des collectivités (IEPC). L’intégration accrue d’outils et de services complémentaires entre CanNor et le BGPN a été recommandée, par exemple utiliser les cartes des EEPC pour faciliter la mise en application des programmes pertinents de CanNor dans les collectivités dans le besoin, en favorisant un engagement et un soutien accrus pour les collectivités du Nord. Une collaboration accrue pourrait aussi se traduire par la transmission de messages plus clairs aux organisations autochtones et aux promoteurs sur les particularités des programmes et des services offerts par chacun, en s’appuyant sur l’harmonisation des processus internes afin d’augmenter les gains d’efficacité opérationnelle.

mettre en œuvre une approche commune aux fins de l’examen de propositions à l’appui de l’état de préparation des collectivités;

créer une page GC Connex pour l’Initiative d’état de préparation des collectivités afin de favoriser la mise en commun de renseignements et la communication de mises à jour dans l’ensemble de l’Agence.

6. Exécuter des examens de grands projets qui ont et n’ont pas cerné des leçons à retenir.
   Le BGPN est bien placé pour exécuter un examen de grands projets qui ont semblé progresser jusqu’à la mise en œuvre, mais ont été retirés, et ceux qui sont passés à l’étape de cerner les domaines dans lesquels le BGPN et ses partenaires (p. ex. les ministères fédéraux, les gouvernements territoriaux et les conseils de réglementation) pourraient apporter des améliorations afin d’aider les promoteurs de projets à être confrontés à des défis moins nombreux.

7. Tenir un forum pour les conseils de réglementation et les ministères fédéraux et territoriaux.
   Dans le but de renforcer les relations entre les gouvernements territoriaux et les conseils de réglementation, un forum sous la forme d’un atelier permettrait aux participants de mettre en commun leurs pratiques exemplaires et leurs défis en ce qui concerne le processus d’examen réglementaire.

8. Assurer la fonctionnalité des bases de données internes et des outils disponibles.
   Des intervenants internes et fédéraux ont reconnu que les bases de données et les outils devant être utilisés par le BGPN n’étaient pas prêts ou pas utilisés assez largement pour contribuer à l’atteinte des résultats prévus du BGPN. Il a été recommandé d’achever et de mettre à jour ces bases de données et ces outils et de les mettre en ligne pour permettre au personnel du BGPN et à d’autres ministères fédéraux de les utiliser.

9. Maximiser l’utilisation des outils disponibles.
   La plupart des répondants ne connaissaient pas l’Outil de suivi des projets et ceux qui avaient pris connaissance de l’outil avant l’entrevue ne croyaient pas qu’il renfermait suffisamment de renseignements pour leur être utile. Les utilisateurs potentiels de ces outils doivent être informés de son existence. Par ailleurs, une révision de l’outil permettant de confirmer qu’il satisfait aux besoins des utilisateurs auxquels il est destiné pourrait être utile pour favoriser son acceptation et maximiser son utilité. Il est aussi recommandé d’examiner les bases de données afin de cerner les chevauchements et les possibilités de fusion. Certaines bases de données doivent être mises à jour. La fusion de bases de données qui renferment des renseignements similaires ou ce recoupement allégerait le fardeau lié à la mise à jour.

examiner et mettre à jour ses procédures de fonctionnement normalisées de façon à préciser les exigences relatives aux mises à jour et aux révisions régulières de ses outils et pratiques;

établir des possibilités de mise en commun avec le Bureau de gestion des grands projets de façon à mieux intégrer le suivi de projets et l’établissement de rapports sur l’état de grands projets;

créer une page GC Connex du BGPN pour faciliter la mise en commun de renseignements et la diffusion de mises à jour dans les ministères fédéraux.

former le personnel du BGPN pour garantir que les outils, tel l’outil de suivi des projets, sont utilisés comme il se doit.

10. Créer un outil de suivi des consultations de la Couronne.
    Plusieurs représentants de ministères fédéraux ont exprimé leur confusion concernant l’étape précise de différents aspects du programme de consultation de la Couronne. Par exemple, un ministère fédéral travaillant sur un projet peut mener sa propre consultation officielle, mais d’autres ministères fédéraux travaillant sur le même projet ne seront pas au courant de ces activités de consultation. Bien qu’il existe un tableau des consultations de la Couronne, la disponibilité d’une base de données des consultations de la Couronne dans une seule plateforme et pour toutes les régions en maximiserait les avantages et l’utilisation que les intervenants externes pourraient en faire. Des répondants ont recommandé de créer un outil de suivi des consultations de la Couronne, similaire à l’outil de suivi des projets du BGPN. Cet outil serait utilisé dans les ministères fédéraux compétents du gouvernement du Canada pour garder la trace de l’information sur les consultations de la Couronne, et la diffuser, pour chaque projet dont le BGPN assure la coordination, et il renfermerait des renseignements provenant de tous les ministères fédéraux compétents.

11. Fournir des mises à jour et des rapports transparents au grand public.
    Le BGPN servirait mieux les intervenants s’il produisait des bulletins, qui pourraient comprendre leurs mandats, des guides relatifs aux règles et aux processus pour mettre en œuvre les mandats, et les modifications imminentes ou récentes à la réglementation ou à la législation.

12. Financer la capacité des collectivités autochtones de participer à des examens.
    Il a été souligné que le manque de savoir-faire pour interpréter les documents scientifiques et techniques qui font partie du processus d’examen environnemental et pour y répondre est un obstacle considérable à la participation valable des collectivités autochtones au processus de consultation de l’État. Certains répondants ont recommandé de mettre en œuvre un fonds de soutien des capacités ou de la participation, qui verserait aux collectivités une aide financière pour embaucher des experts-conseils sur ces questions afin de les aider à réagir aux documents pertinents dans le cadre du processus de consultation et d’examen environnemental de l’État. Quelques intervenants ont recommandé d’analyser les modèles et les pratiques exemplaires de l’Alaska Industrial Development and Export Authority (AIDEA) – le BGPN pourrait élargir ses capacités en créant des fonds d’investissement potentiels. Le financement de capacité ou de la participation des collectivités autochtones pour qu’elles participent aux consultations de l’État pourrait provenir du BGPN ou du secteur des opérations de CanNor.

13. Mener à terme les projets pilotes de l’Initiative d’état de préparation des collectivités (IEPC) et réaliser un examen.
    Bien qu’on ait anticipé des retombées potentielles importantes de l’IEPC, il faut évaluer les projets pilotes afin de confirmer que les buts ont été atteints. Si les résultats de l’examen du programme sont positifs, il convient d’examiner toutes les améliorations nécessaires de l’IEPC avant qu’elle obtienne un financement plus substantiel (p. ex. les difficultés inhérentes à l’exécution d’une évaluation de l’état de préparation de la collectivité à l’échelon local). Selon plusieurs répondants, l’IEPC est peu connue dans les territoires et, cela étant, les collectivités qui en tirent parti ne sont pas aussi nombreuses qu’elles pourraient l’être. Comme il s’agit d’un nouveau programme qui n’en est qu’à l’étape d’un projet pilote et qu’il est inconnu de la plupart des collectivités, il faudra beaucoup de temps pour que les collectivités soient conscientes des avantages du programme et s’unissent pour en tirer parti. Actuellement, les résultats attendus du programme n’ont pas été entièrement concrétisés puisque la plupart de ces projets pilotes sont encore en cours.

continuer de collaborer avec les collectivités qui participent au projet pilote de l’Initiative d’état de préparation des collectivités (IEPC) pour produire leurs rapports de l’Initiative;

réaliser un examen interne des pratiques et des résultats actuels des projets pilotes de l’IECP et soumettre au président de CanNor un rapport des constatations.

14. Augmenter les affectations de dotation pour le BGPN.
    Bon nombre des lacunes du BGPN, par exemple le manque de suivi direct des consultations de l’État, ont été imputées au manque de personnel au BGPN, en particulier dans les bureaux hors de Yellowknife. Selon les répondants, le personnel de ces bureaux est surchargé et incapable de s’acquitter de toutes ses tâches, obligeant des ministères fédéraux à prendre en charge une partie de la charge de travail, par exemple remplir les tables de consultation de l’État ou rappeler aux coordonnateurs de projets de convoquer des réunions. Il a été souligné que le fait d’avoir un effectif aussi « réduit » signifie que l’organisme court un risque lorsque l’un ou l’autre des membres de son équipe le quitte. Plusieurs répondants ont recommandé d’augmenter les ressources destinées à la dotation du BGPN. Il convient de souligner que la Commission du Nunavut chargée de l’examen des répercussions (CNER) et les offices des eaux du Nunavut sont situés dans la région ouest du Nunavut. La présence d’un bureau du BGPN dans la même région faciliterait les gains de productivité entre les bureaux et aiderait le BGPN à s’acquitter de son mandat.

examiner la capacité des ETP dont il dispose afin d’assurer l’harmonisation de ses ressources et des volumes de travail et de l’enveloppe salariale du BGPN, de même que pour faire en sorte que les postes prioritaires sont désignés de façon stratégique dans le plan de dotation de CanNor.

15. Donner une « image de marque » au BGPN et faire connaître aux intervenants externes les services et les outils qu’il offre.
    Des répondants estimaient que beaucoup d’intervenants externes (promoteurs de projets et collectivités autochtones) ne connaissaient pas les services offerts par le BGPN et confondaient souvent le BGPN et CanNor. Le rehaussement de la visibilité du BGPN pourrait faciliter les consultations auprès de l’industrie et la participation plus utile des collectivités autochtones au processus d’examen réglementaire en améliorant l’état de préparation des collectivités. Dans l’ensemble, ces interactions précoces amélioreraient la collaboration dans le Nord entre les collectivités autochtones, le gouvernement du Canada et les promoteurs de l’industrie afin de faciliter la mise en valeur durable des ressources.

16. Faire en sorte que les intervenants externes connaissent ce que le BGPN ne peut pas faire.
    À l’inverse de la recommandation ci-dessus, des répondants de collectivités autochtones et de l’industrie ont éprouvé de la frustration à l’égard du BGPN, puisqu’ils ne connaissaient pas le rôle du BGPN avant de lui demander quelque chose qui n’était pas de son ressort. Le rôle de coordonnateur et de messager du BGPN, et non d’organe décisionnel, doit être mieux communiqué aux promoteurs et aux groupes autochtones.

17. Lancement plus précoce de l’Initiative d’état de préparation des collectivités (IEPC).
    Le BGPN pourrait envisager de lancer plus tôt l’Initiative d’état de préparation des collectivités. Selon la plupart des intervenants, la mise en œuvre plus précoce de l’IEPC (p. ex. aux étapes de l’exploration gazière et pétrolière) serait bénéfique pour les collectivités autochtones et leur donnerait plus de temps pour se renseigner sur le projet et s’y retrouver dans les processus gouvernementaux. Le BGPN pourrait aussi jouer un rôle continu pour aider les collectivités à comprendre le genre de possibilités qu’un grand projet pourrait leur offrir, par exemple de nouveaux débouchés pour des entrepreneurs autochtones. En outre, une IEPC plus précoce serait utile à l’industrie lors de l’élaboration des ententes sur les retombées et les avantages (ERA). Un intervenant a recommandé au BGPN d’envisager une approche de « préparation régionale », en particulier puisque le Nord est divisé en régions avec leurs revendications territoriales, et ses offices des terres et des eaux.

18. Diffuser les « leçons retenues » du point de vue des collectivités autochtones.
    Le BGPN pourrait produire un rapport des « leçons retenues » ou des pratiques exemplaires en réunissant des membres de collectivités autochtones pour qu’ils décrivent leur vécu par rapport à de grands projets de mise en valeur des ressources. Il serait bénéfique pour d’autres collectivités autochtones et des intervenants de l’industrie de se renseigner sur l’étape initiale de la mise en valeur de ressources, sur différents enjeux relatifs aux droits des Autochtones et des questions connexes en matière de consultation et de mobilisation des collectivités.